Las reuniones virtuales se volvieron una herramienta fundamental a nivel mundial. Es por eso que quien no sepa todavía cómo crear una reunión en Zoom, una de las tantas aplicaciones para realizar videoconferencias deberá conocer todos los detalles.
Existen una docena de aplicaciones con las que se pueden hacer reuniones virtuales y Zoom es una de las más utilizadas en todo el mundo.
Entre los aspectos más interesantes se destaca la posibilidad de hacer una videoconferencia con hasta 100 participantes y para ello basta con que sólo uno de ellos se registre en la aplicación para crearla.
Es una herramienta fácil de utilizar y muy intuitiva y eso hace que las personas que la utilizan no tengan mayores problemas a la hora de conectarse.
Gracias a su calidad de conexión muchas empresas la adoptaron como una forma de hacer reuniones y así evitar el desplazamiento de su personal a una sala de conferencias.
Cómo crear una reunión en Zoom y qué datos son necesarios
Para comenzar lo que hay que hacer es registrarse en su página web para crear una cuenta. Lo primero que se solicita para el registro es la fecha de nacimiento. Luego se debe introducir el correo electrónico y una vez facilitado el interesado deberá clickear en el botón de «registrarse».
El sistema enviará un correo electrónico a la dirección indicada en el cual se indica que hay que activarla cuenta. A partir de ese momento el usuario puede comenzar a utilizar la aplicación y crear reuniones, habiendo tenido que rellenar una serie de datos que se piden para el registro.
Entre los datos que se piden en el registro están el nombre y apellido del interesado en registrarse. El paso siguiente será crear una contraseña, que para ello será necesario ponerla dos veces para que quede guardada.
Una vez creada la cuenta y completado el registro, el usuario puede modificar algunos aspetcos de su cuenta, como por ejemplo el perfil.
En él se podrán completar datos personales que puedan faltar, modificándolos o quitando los que crea necesario el interesado. También se puede agregar una foto de perfil para que se vea cuando la reunión de Zoom está en curso.
Lo que el anfitrión deberá hacer es una vez registrado en Zoom enviar invitaciones a las personas que quiera que estén en la reunión. Ellos simplemente deberán aceptar a través de un link que se puede enviar por mail y a aprtir de ahí la reunión puede dar comienzo.
Qúe paquetes de Zoom se pueden contratar
Es importante saber que para crear una reunión de Zoom hay varias modalidades. La primera y una de las más utilizadas es la que se puede hacer de manera gratuita, con la cual el anfitrión puede crear una reunión de 40 minutos sin tener que pagar.
Pero también existen las modalidades de pago que lo que permiten es hacer reuniones más prolongadas. Depeniendo el paquete que se quiera adquirir será el tiempo que la aplicación permita para la reunión.
El paquete básico es aquel que permite crear una reunión de 40 minutos, la siguiente es la Pro, que permite hacer reuniones de hasta 24 horas y es para un grupo reducido de personas. Luego se puede contratar la versión Business, la cual está diseñana para empresas pequeñas y medianas.
A diferencia de las dos anteriores que son para un máximo de 100 personas, ésta permite que la conexión de hasta 300 personas y los anfitriones tienen que ser un mínimo de diez.
Por último, la versión enterprise es la que más participantes puede reunir, está pensada para grandes empresas en donde el número de personas puede llegar hasta 500, teniendo que ser de 50 el número de anfitriones que estén registrados en la aplicación.
Detalles importantes sobre el perfil del anfitrión
La sencillez del uso de esta aplicación permite crear una nueva reunión, ponerle un nombre a la misma si fuera necesario aclarar la temática que se tratará, y programar una hora de comienzo para que los invitados ya sepan de antemano a qué hora deberán estar preparados.
El anfitrión podrá manejas algunos aspectos de la reunión, como por ejemplo silenciar al total de los invitados si hiciera falta o apagar la cámara para que no aparezca su imágen o la de alguno de los participantes, entre otras cosas.
También se podrá grabar la reunión para aquellas personas que necesiten saber de qué se habñó en la reunión, se puede compartir la pantalla del anfitrión o incluso abrir una ventana para comenzar un chat, si es necesario dejar por escrito lagunas cuestiones sobre la temática de la reunión.